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O nosso motor de reservas está repleto de detalhes e funcionalidades. Tantas que muitos dos nossos clientes e até gestores de conta as desconhecem. Uma jóia escondida é a personalização do endereço de e-mail a partir do qual envia notificações aos seus hóspedes. Estamos a referir-nos a confirmações de reserva, cancelamentos, modificações, e-mails pré e pós-estadia ou propostas de upselling por tipo de quarto.
Por que razão é o endereço de e-mail que uso para enviar as minhas notificações tão importante?
Se fizer uma reserva no marriott.com, receberá a sua confirmação de reservations@res-marriott.com. Se fizer em hyatt.com, receberá um e-mail de hyatt@t1.hyatt.com. As OTAs como o Booking.com e o Expedia.com usam customer.service@booking.com e expedia@eg.expedia.com respetivamente. Por que razão todas estas marcas se preocupam com o endereço de e-mail que usam para interagir com os seus clientes?
- Imagem e coerência. Todas as interações com os hóspedes devem ser consistentes para que saibam com quem estão a falar.
- Botão “Responder” ou “Reply to”. Quando os hóspedes tiverem perguntas de última hora ou simplesmente quiserem avisar que vão chegar atrasados ao hotel, clicam no botão “Responder” esperando que alguém da equipa responda em breve. Receber respostas como as seguintes é muito frustrante para os viajantes.
- Deve definitivamente usar o seu próprio endereço de e-mail quando comunicar com os seus hóspedes através do seu motor de reservas. Afinal, o seu motor de reservas representa o seu hotel, não uma empresa terceira. Soluções que usam endereços como no-reply@randomdomain.com não são adequadas e geram frustração para os seus hóspedes. Incluir notas como “não responda a este e-mail” não é suficiente, pois os hóspedes raramente leem, especialmente mensagens que não esperam ou entendem.
O que fazemos na Mirai
Na Mirai, permitimos sempre que os nossos clientes personalizem o endereço de e-mail com que desejam enviar as suas notificações. Recomendamos que utilize o endereço já utilizado pela equipa de reservas para receber feedback dos seus hóspedes. Os hotéis independentes costumam usar endereços como reservas@oseudomínio.com e receção@oseudomínio.com, mas pode escolher o que achar que é melhor para o seu hotel. As cadeias hoteleiras têm a opção de usar um único endereço de e-mail centralizado para receber as avaliações de todos os hotéis.
Garantir que as confirmações chegam aos hóspedes tornou-se mais complicado ultimamente, já que aplicações como o Gmail ou o Hotmail podem rotular as suas notificações como spam se não enviar estes e-mails corretamente.
Para enviar 100% dos seus e-mails de forma segura a partir do seu próprio endereço de e-mail, precisa de uma pequena alteração nos seus DNS que permita ao remetente (a Mirai, neste caso) enviar e-mails em seu nome. Mais de 90% dos nossos clientes têm esta alteração corretamente configurada.
Para garantir que todos os e-mails chegam aos seus destinos, melhorámos o nosso centro de comunicações:
- Se os DNS do seu domínio estiverem configurados corretamente, utilizaremos o seu endereço de e-mail para enviar todas as notificações.
- Caso contrário, enviaremos do nosso próprio endereço de e-mail (reservations@mirai.net), mas adicionando um cabeçalho “Reply-To” com o seu endereço de e-mail, para que, quando os seus clientes responderem ao e-mail, seja você a receber a mensagem, e não nós.
Ao trabalhar com o nosso motor de reservas, pode ter a certeza de que pode personalizar o endereço de e-mail, como fazem as grandes marcas de hotéis, e que todas as suas notificações chegarão ao seu destino. Dois objetivos num só.
Se notar que as suas confirmações são enviadas com reservations@mirai.net e deseja usar o seu endereço de e-mail, entre em contacto com o seu gestor de conta para obter instruções específicas sobre como fazer essa pequena alteração nos seus DNS. Feito isto, todas as suas notificações serão enviadas com o seu endereço de e-mail preferido.
