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Quando se gere um grupo hoteleiro, é necessário simplificar a gestão repetitiva da mesma tarefa em vários hotéis ao mesmo tempo. Sabendo que o seu tempo é precioso, trabalhámos numa solução para o ajudar. Agora pode gerir facilmente a criação e manutenção das suas agências de viagens, empresas e códigos promocionais em simultâneo.
Como proceder
Na extranet, ao aceder com o seu utilizador de cadeia à secção “Venda privada”, encontrará duas novas secções: “Códigos” e “Agências e empresas”, que já estavam disponíveis a nível de hotel.
Nestas secções, pode gerir toda a informação através de folhas de cálculo Excel. Entre em qualquer uma delas, descarregue o ficheiro que lhe vai servir de guia e preencha todas as informações necessárias.
Porque optámos pela gestão através do Excel?
Graças ao poder das folhas de cálculo, pode fazer todas as combinações de códigos, estabelecimentos e condições que pretender com filtros, fórmulas, “copiar-colar” extensivo, etc.
Para Agências/Empresas é possível:
- Introduzir as informações para cada um dos perfis: nome, endereço, número de IVA, IATA, dados de contacto, etc. Pode criá-los para todos os estabelecimentos ou apenas para alguns.
- Atribuir as mesmas características a todas as agências/empresas ou personalizar dados, como a comissão a aplicar a cada uma delas – se deve ser calculada pelo valor net ou bruto – ou as condições especiais para o pagamento de cada uma das agências/empresas.
- Duplicar facilmente a informação e criar todos os perfis necessários.
Quanto aos Códigos, poderá geri-los da mesma forma e adicionalmente:
- Introduzir todas as informações relativas aos seus códigos, tais como o nome interno, definir o desconto a aplicar, como deve ser aplicado em combinação com o seu clube, aplicar um desconto diferente em determinadas datas ou apenas num determinado período.
- Criar o mesmo código para todos os seus estabelecimentos, personalizando-o com condições diferentes para cada um deles.
- Configurar um limite de partilha de códigos em todos os estabelecimentos, uma nova funcionalidade muito solicitada.
- Associar os códigos às agências que criou anteriormente.
Uma vez criadas as Agências/Empresas e/ou os Códigos, pode, a qualquer momento, voltar a estas secções para ver um resumo ou para apagar, modificar ou personalizar as informações.
Se tiver cometido um erro no preenchimento do ficheiro Excel, o sistema avisa-o para que possa corrigi-lo e continuar o processo de upload.
O que acontece a tudo o que já foi criado no sistema a nível do hotel?
Até agora, o nosso sistema funcionava ao nível do hotel e o utilizador criava as suas Agências/Empresas e Códigos Promocionais para cada um dos seus estabelecimentos. Agora dispõe de várias formas de configuração:
- A nível de cada hotel, como anteriormente. Tudo o que já criou permanece em funcionamento. Se optar por prosseguir desta forma, pode manter tudo igual. Este procedimento também pode ser vantajoso uma vez que pode dar independência a um ou mais hotéis, se necessário, podendo criar os seus próprios elementos.
- Ao nível da cadeia, tudo o que criar pode ser atribuído aos estabelecimentos que desejar, com a personalização necessária. É possível migrar tudo o que já foi criado ao nível do hotel e integrá-lo no grupo.
- Ambos os sistemas podem coexistir. Se pretender, mantenha tudo o que já criou e, a partir de agora, comece a criar os novos elementos ao nível da cadeia. Pode manter ambos os sistemas e irão funcionar perfeitamente!
Tenho de ativar ou efetuar algum procedimento para ter esta nova funcionalidade ativa?
Esta nova funcionalidade já está disponível para a sua cadeia e não é necessário ativar nada. O seu account manager encontra-se à sua disposição, caso necessite, para o ajudar na melhor forma de proceder. Ajudamo-lo na migração ou na criação, se optar por ter tudo ao nível de cadeia. Mãos à obra!
